Vaikka USM:n käyttöönotossa ei olekaan määrättyjä toimintatapoja, siinä sovelletaan samaa logiikkaa kuin monissa organisaatiomuutosmenetelmissä. USM:n ohjeistuksessa noudatetaan organisaation parantamisprojektien yleisiä näkökohtia, kuten ITIL:n ohjeita:

  • Soveltamisalan määrittäminen - Tee selväksi, mitä toimialaa ja mitä organisaatiota lähestymistapa koskee. Laajuuden määrittäminen antaa tietoa siitä, mitkä ovat parantamisen sidosryhmät, mitä resursseja käytetään ja mitkä palvelut ovat kyseessä.
  • Määritä nykytilanne - Määritä nykyinen organisaatiorakenne, osallistuvat henkilöt ja heidän profiilinsa, heidän käyttämänsä resurssit, heidän noudattamansa rutiinit, vallitseva kulttuuri ja tarjotut palvelut.
  • Määritä saavutettavissa olevat tavoitteet - Määritä horisontissa oleva piste, joka voidaan saavuttaa sovellettavien reunaehtojen (raha, kulttuuri, muutoskapasiteetti) puitteissa. Varmista, että se on mitattavissa.
  • Suunnittele parannus - Mieti saavutettavat tavoitteet, määrittele parannuksen vaiheistus ja laadi skenaario. Työskentele pienissä, iteratiivisissa parannussykleissä - USM-menetelmän (ketterä lähestymistapa) parannussprintit - ja mukauta parannusohjelmaa jokaisen iteraation jälkeen, jos siihen on aihetta (katso Kuva 10).
  • Määritä ITIL:stä (tai ASL:stä ja BiSL:stä tai muista viitekehyksistä) otetut kyvykkyydet ja käytännöt ja käännä ne USM-menetelmän mukaisiksi standardoiduiksi rutiineiksi: käytä profiileja, määritä vallanjako prosessipohjaisen ohjauksen ja tiimipohjaisen ohjauksen välillä ja kirjaa rutiinit kahdeksan työnkulun mallin avulla.
  • Varmista, että tiedonsiirto on tärkeä teema parannustoimien alussa: menetelmällisen työskentelyn tuntemus puuttuu usein suurelta osin organisaatioista, jotka ovat tottuneet työskentelemään käytäntöjen avulla.
  • Tee parannuksista mitattavia: mittaa lähtötaso ja edistymistä säännöllisesti. Varmista SMART-tavoitteet.
  • Ota johto nimenomaisesti mukaan parannuksiin: aseta heidät vastuuseen päivittäisestä edistymisestä ja valvo johdon esimerkillistä toimintaa.
  • Ottakaa myös työntekijät mukaan parannuksiin - perustakaa USM-paneeli.

Kuva 10 esitetään USM-metodin vaiheittainen (ketterä) käyttöönotto.