La relación entre el proceso y la organización ('personas') debe ser sistemática y estructurada, para contribuir a una prestación de servicios garantizada y predecible.

La descripción del proceso organiza las actividades en grupos coherentes, llamados tareas.

Tarea: un conjunto coherente de actividades.

Una tarea requiere un conjunto de autoridades y responsabilidades para poder ejecutarla. La tarea se realiza en 'la línea' (la estructura de equipos de la organización).

Una organización suele tener una serie de roles estándar, que son combinaciones lógicas de tareas, con las correspondientes autoridades y responsabilidades (TAR). Un rol puede referirse tanto a la especificación de las tareas que se incluyen en ese rol como a la disposición de la ejecución de esas tareas en la línea, y de hecho construye 'el puente' entre ambos. Por tanto, un rol está 'entre el proceso y la organización' (Figura 4.4).

Rol: Un conjunto coherente de tareas, con las correspondientes autoridades y responsabilidades, asignadas a una o varias empleados.

En organizaciones grandes, un rol puede ser asignado a un empleado, en organizaciones más pequeñas se asignan múltiples roles a un empleado. Los roles suelen ser abstractos y tienen un carácter genérico.

La organización local determina las funciones que se producen en la organización jerárquica.

Función: un conjunto de roles, completados con las habilidades y los conocimientos necesarios para realizar las tareas, asignados a una o varias empleados.

Una función puede constar de varios roles. Las funciones son específicas de una organización. El factor determinante no es sólo el tamaño de esa organización, sino también la complejidad del trabajo, las opciones jerárquicas, la historia, la cultura y las preferencias y creencias de la dirección.

La relación entre las funciones locales y las actividades de un proceso de USM puede establecerse según sus propios deseos. Para estas relaciones, se aplican como máximo algunas reglas generales, como se muestra en la Figura 4.4, que ilustra la relación entre 'personas' y 'proceso'. La figura ilustra que las funciones pueden constar de varios roles y que un rol puede aparecer en varias funciones.

En el ámbito de la gestión de los recursos humanos, se discute desde hace años sobre la combinación de funciones estables y estructuradas y de roles dinámicos para caracterizar una estructura organizativa. Como resultado, hay muchos malentendidos sobre estos dos conceptos. En realidad, las opciones de una organización son irrelevantes para la cuestión de 'quién hace qué', siempre que se haya establecido un perfil para cada empleado. Por lo tanto, USM utiliza el concepto de perfil como la combinación de función y rol. Cada empleado tiene un perfil que especifica las tareas, autoridades y responsabilidades de ese empleado.

Perfil: una combinación específica de tareas, autoridades y responsabilidades (TAR) que una organización puede asignar a un empleado en un equipo, complementada con las habilidades y conocimientos necesarios para realizar esas tareas.

Para los perfiles, se aplican las siguientes reglas:

  • Cada empleado tiene un perfil específico.
  • Un mismo perfil puede ser asignado a varios empleados.
  • Un empleado puede tener asignados varios perfiles al mismo tiempo.
  • Se pueden acomodar múltiples perfiles en un equipo.
  • Un perfil puede incluir múltiples tareas.

Figura 4.4 Las relaciones entre el proceso, la organización, la función, el rol y el perfil

Para especificar la relación entre el quién y el qué, la organización puede utilizar una tabla cruzada, para describir la relación entre la dimensión organizativa y la dimensión del proceso. Esto puede hacerse, por ejemplo, con un modelo RACI (véase la sección 7.13.1).