Facilitair beheer (facility management) is – volgens de definities van de Europese norm EN15221 Facility Management – een zeer breed vakgebied, dat ook ICT omvat. Niet iedereen uit die facilitaire taakgebieden zal dat ook zo beleven, maar in de definitie van facility management zijn feitelijk alle ondersteunende diensten inbegrepen. De Europese norm EN15221 wordt beheerd door CEN – European Commitee for Standardization.

Vanaf 2017 zijn de eerste delen van de mondiale standaard ISO41001 Facility Management gepubliceerd. Deze norm beperkt zich echter (helaas) tot de gebouwde omgeving en is dus per definitie onvolledig voor het integrale taakgebied facilitair beheer.

Het is een groot en wijdverbreid misverstand dat facilitair beheer alleen over gebouwen en werkplekken gaat. Facilitair beheer omvat per definitie alle ondersteunende taakgebieden...

In Nederland is een indeling van facility management volgens SCOPAFIJTH gangbaar, maar EN15221 definieert Facility Management als de optelsom van de volgende taakgebieden:

People & Organization:

  • Business Support (management support) – secretariële diensten, inkoop, marketing & communicatie, juridische zaken, personeelszaken, financiële zaken
  • Health, Safety, Security Environment – werkplekveiligheid, veiligheid van mensen, omgevingsfactoren
  • Hospitality – receptie, contact center, catering & automaten, vergaderruimtes & bijeenkomsten, werkkleding, wasserij
  • ICT service desk, IT-services, netwerken & telecommunicatie, training
  • Logistics – kantoorvoorzieningen, documentbeheer, verhuizingen, reizen, wagenpark, transport
  • Organization specific functions – business applicaties, branche-specifieke voorzieningen

Space & Infrastructure:

  • Space (accommodation) – gebouwen, inrichting, onderhoud, energie, water, afval
  • Outdoors – grondbeheer, parkeervoorzieningen
  • Cleaning – alle schoonmaakwerkzaamheden
  • Workplace – ruimtes, meubilair, planten, kunst
  • Primary activities specific – externe werkplekken

Central (horizontal) functions:

  • Sustainability
  • Quality
  • Risk
  • Identity

Ongeacht of de lezer deze indeling ook zo beleeft, met EN15221 wordt een indeling van ondersteunende dienst-domeinen geleverd die allemaal hetzelfde doel hebben: het ondersteunen van de ‘primaire’ activiteiten van een organisatie. Met het USM-procesmodel kunnen al deze dienstverlenende taakgebieden hun universele procesmodel vinden, waarmee zij hun dienstverlening inrichten – ongeacht de organisatievorm, ongeacht de clustering van taken daarin, en ongeacht de ondersteunende tools die zij daarbij hanteren.

Met zo’n universeel procesmodel wordt het bovendien heel snel duidelijk dat er grote winsten zijn te behalen door het inzetten van één ondersteunende tool voor de coördinatie van alle werkzaamheden (zie de gratis whitepaper over enterprise service management, ESM). Verschillende servicemanagementtools doen hun best om die pluriformiteit te ondersteunen, maar verliezen zich vaak in een modulaire aanpak die nou juist niet de gewenste integratie over die taakgebieden ondersteunt.

Wie daarna ook nog in staat is z’n supportorganisatie over meerdere taakgebieden heen in één interdisciplinair shared service center (iSSC) te organiseren, kan de maximale efficiëntie voor z’n gebruikersorganisatie bereiken.

De Stichting SURVUZ biedt ondersteuning voor het vereiste inzicht in deze materie, bij vraagstukken rond het inrichten van zulke iSSC’s, het opstellen van strategische verbeterplannen, het kiezen en inrichten van tools, en het trainen van medewerkers.

This post is also available in: English