Serviceorganisaties halen vaak een beperkt rendement uit de tools waarmee ze hun werkzaamheden managen. Meestal betalen ze veel voor functionaliteit die ze niet gebruiken, en maken ze beperkt gebruik van de wél beschikbare functionaliteit. Bovendien schieten tools nogal eens tekort in essentiële functionaliteit m.b.t. het ondersteunen van workflows.
Een strategische benadering voor de keus en inzet van tooling kan dus veel opleveren. In alle gevallen is het van groot belang dat de organisatie éérst overweegt hoe zij haar managementsysteem wil inrichten, vóórdat ze de keus maakt voor een combinatie van tools en van modules in die tools.