Masterclass Regie in Complexe Outsourcing

Van overleg-intensief naar ontwerp-intensief

In veel overheids- en zorgorganisaties voelt regie in outsourcing zwaar en stroperig. Er is veel overleg, er zijn terugkerende escalaties, leveranciers wijzen naar elkaar en SLA’s roepen discussie op. Wat vaak als een regieprobleem wordt gezien, blijkt meestal een ontwerpprobleem.

Deze masterclass maakt zichtbaar waar het structureel misgaat – en hoe het eenvoudiger kan. Niet door nóg een practice toe te voegen, maar door het managementsysteem expliciet te maken. Regie is geen overlegmodel. Regie is een ontwerpfunctie.

Voor wie is deze masterclass?

De workshop is bedoeld voor professionals in overheid en zorg die werken in of rond complexe outsourcingrelaties:

• Bestuurders en MT-leden
• Regiemanagers en ketenverantwoordelijken
• Servicemanagers
• Contract- en leveranciersmanagers
• ICT-teamleiders
• Functioneel beheerders
• Architecten en senior adviseurs

Het centrale vraagstuk

In veel organisaties is niet onduidelijk wat er moet gebeuren, maar wie mag besluiten.

• escalaties blijven hangen
• leveranciers wijzen naar elkaar
• overleggen missen doorzettingskracht.

Dat zijn geen communicatieproblemen. Dat zijn ontwerpvragen.

Deze masterclass maakt expliciet:

• wat een service precies is
• wie beslist bij conflict
• welke aansturing dominant is
• hoe management, coördinatie en uitvoering zich tot elkaar verhouden
• hoe besluitmacht structureel wordt vastgelegd.

Wat leer je?

Na afloop kun je:

• management onderscheiden van coördinatie
• besluitmacht expliciteren in het sourcingmodel
• rolverwarring herkennen en oplossen
• services analyseren op een gemeenschappelijke basis
• SLA’s beoordelen op ontwerpvolwassenheid
• benodigde capabilities en rollen bepalen
• taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV) expliciteren
• overleggen reduceren en herontwerpen
• een regiemodel en escalatiemodel tekenen
• concrete verbeterstappen formuleren

Veel deelnemers realiseren zich tijdens de dag: dit had eenvoudiger gekund.

Inhoud van de workshop

De masterclass werkt vanuit een helder managementsysteem voor dienstverlening en behandelt onder andere:

• het onderscheid tussen management, coördinatie en uitvoering
• de rol van de regieorganisatie en de service-integrator
• standaardisering van interacties (verzoeken en services)
• serviceontwerp (voorziening en ondersteuning) m.b.v. het Service Model Canvas
• taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV)
• proces- en lijnsturing
• overlegstructuren en escalatiepaden
• herontwerp van bestaande overleggen.

Opzet van de 1-daagse Masterclass

De 1-daagse Masterclass is gericht op inzicht én direct toepasbare verbeteringen.

De dag bevat onder andere:

• analyse van het eigen outsourcing-ecosysteem
• onderscheid tussen management, coördinatie en uitvoering
• uniformering van interfaces in het ecosysteem
• expliciteren van rollen en mandaat (TBV)
• hertekenen van overlegstructuren
• positioneren van de service-integrator
• formuleren van concrete acties.

Resultaat:

• gedeeld begrippenkader
• eerste herontwerp van het managementsysteem
• concrete verbeteragenda.

Praktisch:
Duur: 09:00 – 16:30 uur
Groepsgrootte: 8–16 deelnemers

In-house verdiepingsvariant

Naast de 1-daagse Masterclass is er een verdiepende in-house variant.

Deze bevat aanvullend:

• analyse van bestaande SLA’s
• analyse van overlegstructuren
• positionering op volwassenheidsniveau
• herstructurering van SLA’s
• herdefiniëring van services
• expliciet managementontwerp.

Resultaat:

• herstructureerde SLA-opzet
• uniformere servicespecificaties
• inzicht in volwassenheidspositie
• expliciete managementstructuur
• startpunt voor implementatie.

Wat deze Masterclass niet is

• geen ITIL-training
• geen tooltraining
• geen reorganisatievoorstel
• geen juridisch contractworkshop.

Dit is een ontwerpsessie voor regie.

Waarom deze Masterclass?

Veel organisaties hebben al frameworks en practices ingericht. Toch blijft de complexiteit toenemen.
Meer practices leidt vaak tot meer fragmentatie. Meer overleg leidt niet tot meer controle.

Deze masterclass helpt om:

• minder overleg te voeren
• minder escalaties te hebben
• duidelijke rolverdeling te creëren
• SLA’s beter te structureren
• voorspelbaar te sturen.

Interesse?

Wil je verkennen of deze masterclass past bij jouw organisatie?

Neem contact op voor een korte verkenning of een voorstel op maat.

Plan een verkenningsgesprek